Une réception partielle se prépare en distinguant ce qui était commandé, ce qui est effectivement livré et ce qui reste attendu. Dans un dépôt équipé de Sage 100, cette distinction doit être comprise par les achats, les équipes de réception et les utilisateurs chargés de valider les documents.

Le but est de conserver une information exploitable pour les commandes suivantes, les stocks et le traitement des écarts. Avant toute automatisation sur terminal, formalisez les décisions que vos équipes prennent au quai.

Identifier la commande et la livraison

À l’arrivée du transporteur, rapprochez les références de la commande fournisseur, les documents de livraison et les marchandises présentées. Vérifiez les unités : une quantité exprimée en cartons ne doit pas être interprétée comme une quantité en pièces.

Si plusieurs commandes sont regroupées dans la même livraison, prévoyez une règle de rapprochement explicite. L’équipe doit pouvoir identifier les lignes concernées et les quantités restant attendues sans modifier une autre commande par erreur.

Compter ce qui est réellement reçu

Exemple pédagogique : une ligne porte sur 100 unités et la livraison en contient 70. La réception ne doit pas laisser croire que les 30 unités manquantes sont déjà présentes. Le traitement du reliquat dépend ensuite de votre décision : livraison complémentaire attendue, correction avec le fournisseur ou clôture après validation.

Ce scénario sert de base à une recette. Il ne décrit pas une commande à exécuter ni un fonctionnement identique dans toutes les versions de Sage 100. Les documents utilisés et les règles de mise à jour doivent être vérifiés sur votre configuration.

Documenter les écarts et leur responsable

• Quantité manquante : conserver la quantité constatée et préciser qui suit le reliquat.
• Produit endommagé : définir son statut et la décision de mise en stock ou de traitement séparé.
• Référence différente : faire valider le rapprochement avant d’intégrer la marchandise à une autre fiche article.
• Livraison excédentaire : déterminer qui accepte ou refuse la quantité supplémentaire.

Une remarque libre peut compléter le contrôle, mais elle ne remplace pas l’état attendu dans la gestion. Pour chaque exception, indiquez l’interlocuteur et la preuve nécessaire à sa résolution.

Vérifier quand le stock devient disponible

Le comptage au quai et la disponibilité pour la préparation ne sont pas toujours simultanés. Définissez les étapes utiles dans votre organisation : contrôle, identification, rangement et validation. Les utilisateurs doivent savoir à partir de quel moment une quantité peut être utilisée.

Si des lots, numéros de série ou emplacements interviennent dans votre activité, incluez-les dans le scénario de démonstration et faites confirmer le périmètre réellement pris en charge. Évitez d’étendre un essai réussi à des cas qui n’ont pas été examinés.

Construire une recette courte et reproductible

1. Préparer une commande de recette avec un résultat attendu.
2. Présenter une livraison partielle et une exception représentative.
3. Vérifier les quantités reçues, les quantités restantes et les documents résultants.
4. Contrôler le rangement et la disponibilité selon vos règles.
5. Simuler la livraison complémentaire dans le périmètre de recette convenu.
6. Faire valider les résultats par le responsable métier.

Conservez les références de recette, les résultats et les questions ouvertes. Une démonstration visuelle et une recette documentée constituent deux preuves différentes.

Préparer votre projet EasyLogistic

EasyLogistic est un WMS connecté à Sage 100 pour accompagner les opérations de dépôt. Consultez la présentation d’EasyLogistic et les conseils pour gérer votre dépôt avec Sage 100.

Pour une démonstration utile, préparez votre version de Sage 100, vos dépôts, vos unités de gestion et deux exemples de réception partielle. Échangez avec Alternetis sur votre organisation logistique pour vérifier les flux et les contrôles adaptés à votre projet.